Wat kost een evenement?

Wat kost een evenement eigenlijk?

Wat kost een evenement nou eigenlijk? Een simpele vraag, maar het eerlijke antwoord is vaak allesbehalve simpel. Elk evenement is uniek, en dus ook de prijs. Toch proberen we je in deze blog een helder beeld te geven van waar de kosten vandaan komen en wat je ongeveer kunt verwachten. We beginnen bij het begin.

Elk evenement is maatwerk

Allereerst is het heel belangrijk te realiseren dat een evenement, hoe groot of klein deze ook is, behoorlijk wat werk met zich meebrengt. Elk evenement wordt bij ons intern apart gepland en gezien als een uniek project. Onze planning houdt rekening met beschikbare materialen, auto's, mensen, magazijnruimte en doet voor elk project bestellingen bij onze leveranciers. Is het evenement groter en moeten we ook tenten, statafels, heaters, DJ’s, licht en geluid, toiletwagens en wellicht afvalverwerking organiseren, dan heeft dit vanzelfsprekend invloed op onze planning en komt er meer werk bij kijken.

Daarnaast moet, ongeacht de grootte van het evenement, jullie order worden geprepareerd in ons magazijn, zodat deze op tijd kan vertrekken op de dag van het evenement. Zoals je ziet, is er al een heel proces opgestart nog voordat het evenement überhaupt plaatsvindt. Op de dag zelf komt een dedicated team (oftewel: een team dat die dag uitsluitend voor jullie werkt) naar het magazijn, laadt de order in, vertrekt naar de locatie, bouwt op, draait het evenement, breekt af, keert terug naar ons magazijn, laadt uit en ruimt op. Ook dit kost, zoals je ziet, enorm veel tijd. Sterker nog: het grootste deel van ons proces vindt niet bij jullie op locatie plaats. Organiseer je een écht groot evenement, dan komt het vaak voor dat we al één tot twee dagen eerder opbouwen om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Hoe kleiner de groep, hoe hoger de kosten per persoon

Na het lezen van het bovenstaande kun je je waarschijnlijk voorstellen dat het organiseren van een evenement niet alleen draait om wat er op locatie gebeurt. Het hele traject daarvóór — van planning tot voorbereiding en logistiek — brengt de nodige kosten met zich mee. Dat zijn vaste kosten die altijd gemaakt worden, ongeacht de grootte van de groep.

En daar wringt het bij kleine groepen. Stel: je organiseert een evenement voor 25 personen. Dan worden die opstart- en uitvoeringskosten verdeeld over een relatief klein aantal deelnemers. Hierdoor stijgt het bedrag per persoon al snel, ook al lijkt het om een ‘klein’ event te gaan. Alleen al de loonkosten voor ons team passen vaak niet binnen een budget van bijvoorbeeld €25,- per persoon.

Toch horen we het vaak: de wens om voor €25,- p.p. iets leuks neer te zetten, zoals een driegangenmenu met een borrel vooraf en een dessert achteraf. En misschien neem je de drank dan zelf mee, om het betaalbaar te houden. Begrijpelijk. En we zouden het heel graag mogelijk maken — maar eerlijk gezegd: het is niet realistisch.

Denk maar aan wat je tegenwoordig betaalt in de supermarkt. Kwaliteitsproducten van professionele, duurzame leveranciers zijn aanzienlijk duurder. Tel daar onze voorbereidingstijd bij op, de logistiek, een team dat op de dag zelf fulltime voor jullie aan het werk is, en dan ook nog een mooie stand op locatie... dan snap je dat het plaatje niet rond te krijgen is voor zo'n laag bedrag.

Kwaliteit kost geld. En als een andere partij het wél voor dat bedrag zegt te kunnen doen, zijn wij eerlijk gezegd sceptisch. Want ergens moet er dan op ingeleverd worden — en dat zie je terug in bijvoorbeeld de presentatie, service of ingrediënten.

Maar wat kost het dan?

We snappen heel goed dat je nu benieuwd bent naar wat de kosten zijn voor een groep van bijvoorbeeld 25 personen. Om al het bovenstaande te kunnen bekostigen, onze mensen een eerlijk loon te betalen en kwaliteit te garanderen, is het minimale bedrag al snel €1.500,-. Dat is kostbaar, maar hiervoor krijg je wel restaurantkwaliteit producten voor de deur. Ga je de groep verdubbelen naar bijvoorbeeld 50 personen, dan zie je dat het bedrag per persoon drastisch daalt, omdat de start-up en andere vaste kosten ineens verdeeld worden over 50 personen. Daarom zijn er pakketten die voor 50 personen bijna net zoveel kosten als voor 25 personen, zoals bijvoorbeeld een burger & frites-arrangement.

En hoe zit het bij grotere groepen?

Eigenlijk blijft de basis hetzelfde. Ons gehele interne proces kent dezelfde stappen, alleen neemt het volume toe. Dat heeft vooral effect op onze voorbereiding en — als er externe partijen worden ingeschakeld — op de planning. Bij een groep van bijvoorbeeld 250 personen zijn de start-up kosten ineens een veel kleiner deel van de totale kostprijs. Ter illustratie: burger & frites voor 250 personen kost (indicatief) €18,- per persoon, terwijl datzelfde pakket voor 25 personen richting de €60,- per persoon gaat.

Wat krijg je ongeveer per budget?

We kunnen ons voorstellen dat je benieuwd bent wat je ‘ongeveer’ krijgt per persoon, bij verschillende budgetten. Omdat dit een globale vraag is, werken we in deze blog met drie veelvoorkomende budgetniveaus: €25,-, €50,- en €100,- per persoon. Die koppelen we aan drie groepsgroottes: 50, 150 en 250+ personen.

€25 per persoon
Wanneer je €25,- per persoon te besteden hebt, is catering voor 50 personen vrij krap. Zeker in het hoogseizoen is zo’n scherpe ‘deal’ bijna niet haalbaar. We denken uiteraard graag met je mee, maar het menu zal minder uitgebreid zijn dan je misschien hoopt. Nodig je 150 of 250 personen uit, dan is het een totaal ander verhaal. In beide gevallen kunnen we een leuk menu bieden waarin iedereen in ieder geval een lekker avond- of lunchmaal heeft gehad. De exacte invulling is altijd afhankelijk van de periode, dag en het tijdstip, dus daar kunnen we in deze blog niet te veel op ingaan.

€50 per persoon
Voor €50,- per persoon kunnen we voor 50 mensen een goed foodaanbod verzorgen. Volledig verzorgd, compleet en lekker. Heb je een groep van 150 tot 250 personen, dan kunnen we een nóg uitgebreider aanbod doen, bijvoorbeeld in de vorm van een foodcourt, gecombineerd met een uitgebreide borrel vooraf en een dessert na afloop. Zo ben je voor het eten in één keer klaar.

€100 per persoon
Voor €100,- per persoon kun je voor 50 mensen, naast een zeer uitgebreid foodassortiment, ook een bar (of cocktailbar) neerzetten. Voor groepen vanaf 100 à 150 personen kunnen we voor dit bedrag echt een totaalpakket samenstellen. Denk aan eten, drinken en faciliteiten zoals tenten, tafels en stoelen. Omdat dit budget slim moet worden besteed, kunnen we er hier niet te diep op ingaan — dat hangt af van jullie wensen, locatie en gewenste dag en tijd. Maar één ding is zeker: met een budget van €100,- per persoon kun je écht uitpakken.

Hebben jullie tips om kosten te besparen?

Zeker, we kunnen je tientallen tips geven, maar we beperken ons tot een paar makkelijke besparingen.

Leg de catering bij één partij neer
Probeer alles bij één partij onder te brengen. Vooral bij evenementen tot 200 à 250 personen bespaart dit je veel geld. Elke afzonderlijke partij heeft haar eigen opstartkosten, waardoor je per onderdeel simpelweg meer betaalt dan wanneer je alles onderbrengt bij één specialist. Wij kunnen bijvoorbeeld vier gerechten leveren voor een scherper tarief dan twee foodtrucks. Daarbij kunnen we ook garanderen dat het kwalitatief is én eenheid uitstraalt.

Werk samen met een professionele partij
Zoals je vaak hoort: goedkoop is duurkoop. Zelf alles inhuren en regelen lijkt misschien goedkoper, maar kost meestal meer tijd én geld. Wij kennen de branche en weten precies wat wel en niet relevant is. Wat jou zes uur aan uitzoekwerk kost, kunnen wij in een half uur regelen. Daarmee bespaar je niet alleen geld, maar ook je eigen waardevolle tijd.

Besteed je budget aan de juiste zaken
Het is makkelijk om €150,- per persoon op te maken aan een evenement. Sterker nog: we doen dat met liefde voor je. Maar vaak is dat niet nodig en kun je met minder al iets moois neerzetten. Kijk kritisch naar je locatie: zijn extra toiletten écht nodig, of zijn die al aanwezig? Heb je iemand in je team die zelf creatief is met aankleding? Is een professionele fotograaf noodzakelijk, of maakt een collega ook topfoto’s? Vaak heb je meer in huis dan je denkt om slim te besparen.

Informeer ons zo compleet mogelijk
Hoe meer wij van tevoren weten, hoe beter en completer de offerte wordt. Liever een offerte die boven budget uitkomt — daar kun je altijd in gaan schrappen — dan een offerte die onder budget begint en waar later onderdelen bij moeten komen. Dat werkt in de praktijk veel efficiënter.

Laat je informeren over de WKR-regeling
De WKR-regeling is een fiscale regeling waar verrassend veel mensen weinig over weten. Kort gezegd: je mag tot een bepaald bedrag (1,2% van de loonsom) belastingvrij aan je medewerkers besteden. Alles daarboven telt als loon en wordt extra belast. In de praktijk betekent dit dat een diner buitenshuis snel boven die grens komt en daardoor duurder uitvalt dan verwacht. Een evenement op je eigen locatie heeft vaak een zakelijk karakter en is daardoor grotendeels aftrekbaar. Zo kan een budget van €100,- per persoon op locatie wél volledig aftrekbaar zijn, terwijl datzelfde bedrag op een externe locatie €140,- per persoon kost en niét aftrekbaar is.

En als ik nou voor 25 mensen iets leuks wil doen voor €25,- per persoon?

Ons advies: doe vooral veel zelf, maar doe het slim. Bestel drank, hapjes, chips en nootjes bij de plaatselijke supermarkt, bouw van wat pallets een leuke bar en kijk wat de lokale slager voor je kan betekenen. Vaak hebben zij leuke deals met hapjes en vlees en komen ze het misschien ook nog afleveren op locatie.