Het weer en evenementen

Het Weer op een Evenement: Hoe Ga je er Slim mee om?

Het seizoen is de basis: in de zomer kun je zon verwachten, in de winter kou. Houd dit uitgangspunt altijd in gedachten bij de planning van je evenement. Denk daarnaast goed na over de begin- en eindtijden en bekijk welke temperaturen daarbij horen. Zo weet je niet alleen wat je overdag kunt verwachten, maar ook hoe het ’s avonds aanvoelt.

Nu je het seizoen, de tijden en de daarbij horende weersvoorspellingen kent, kun je nog specifieker gaan nadenken. Omschrijf een kort best case scenario, oftewel het beste weer dat past bij het seizoen. Daarnaast maak je een worst case scenario, waarin je rekening houdt met de minst gunstige weersomstandigheden. Het scenario dat daar tussenin zit, noem je het average case scenario, oftewel de meest waarschijnlijke situatie.

Als je deze scenario’s hebt bepaald, kun je overgaan tot de praktische uitwerking. Stel je evenement visueel voor in elk van de drie gevallen. In het best case scenario zie je je collega’s met een cocktail in de hand genieten van de zon. In het worst case scenario zie je dezelfde collega’s nog steeds genieten van een cocktail, maar dit keer gezellig bij elkaar staand rondom de heaters. In het average case scenario is het behaaglijk en loopt iedereen ontspannen rond over het terrein, genietend van de sfeer.

Nu je deze visuele omschrijvingen hebt gemaakt, kun je bedenken welke faciliteiten nodig zijn om elk scenario op te vangen. Ons advies zou zijn om vanuit het average case scenario te werken, omdat dit het meest voor de hand liggende weerbeeld is en een goede basis vormt. Vaak kom je er dan vanzelf achter dat een stretchtent in bijna alle gevallen geschikt is. Als het heet is, biedt de tent schaduw. Is het regenachtig, dan zorgt hij voor beschutting. En als het koud is, draagt een stretchtent juist bij aan een knusse en gezellige sfeer.

Naast een tent is het, met het oog op het weer, ook belangrijk om na te denken over andere faciliteiten zoals voldoende zitplaatsen, statafels, heaters en verlichting, zeker als het evenement tot in de avond doorgaat. Dit zijn allemaal zaken die bijdragen aan het comfort van je gasten.

Heb je het average case scenario goed beschreven, dan kun je de twee extremen verder uitwerken. Is het extreem heet, dan is het misschien nodig om extra parasols te plaatsen of verfrissingspunten in te richten. Is het extreem koud of regenachtig, dan kan het slim zijn om het foodgedeelte onder de tent te plaatsen en bijvoorbeeld een grote loods bij het evenement te betrekken, zodat iedereen binnen kan staan rondom de heaters.

Door het weer op deze manier structureel mee te nemen in je evenementenplanning, kun je voor elk scenario een passend script klaar hebben liggen. Dit zorgt ervoor dat het weer minder een “ding” wordt en je niet op het laatste moment in de stress schiet bij een tegenvallende weersvoorspelling.

Let wel op: sla niet door in je planvorming rondom het weer. Het blijft een onvoorspelbare factor die je nooit volledig in de hand hebt. Maar, bij elk weertype is altijd een oplossing te bedenken. Soms maken regenachtige, grijze dagen een evenement juist extra “cosy” omdat iedereen elkaar opzoekt in de tent en de sfeer vanzelf intiemer wordt.