De logistiek rondom op- en afbouw

Op- en Afbouw van een Evenement: Wat je Moet Weten

Op- en afbouw wordt vaak onderschat en ten onrechte gezien als iets dat ‘wel in een paar uurtjes’ kan. In dit blog leggen we je graag alles uit en geven we enkele scenario’s, zodat op- en afbouw beter te begrijpen is.

Allereerst is het belangrijk om te weten dat onze dienstverlening een heel proces 'achter' het product op locatie heeft. Elk evenement wordt nauwkeurig gepland en heeft op zijn beurt impact op onze organisatie. Onze planning moet materialen, mensen, voertuigen en magazijnruimte inplannen, de inkoop regelen en zorgen dat alles perfect op elkaar aansluit. Dit alles om ervoor te zorgen dat jullie op het evenement netjes op tijd een hapje en een drankje hebben.

Je kunt je vast voorstellen dat het formaat van een evenement bepalend is voor de impact en het op- en afbouwen ervan. Een kleinere productie, zoals een lunch voor 100 personen, bouwen we in één tot twee uur op. De afbouw vindt direct na het evenement plaats en kost vaak maximaal een uur. Dit betekent dat jullie als bedrijf slechts een dagje 'last' van ons hebben: er moeten enkele parkeerplekken geblokkeerd worden, we staan een paar uurtjes voor de deur en zodra we alles hebben opgeruimd, zijn we weer weg. Tot zover nog niet zo complex.

De complexiteit ontstaat echter bij grotere projecten. Evenementen waarbij wij naast het eten ook de bar, aankleding en faciliteiten organiseren, worden doorgaans een dag van tevoren opgebouwd – soms zelfs twee dagen, afhankelijk van de planning. Hier zijn meerdere redenen voor. Enerzijds is de logistiek lastiger: wij werken bij grotere projecten vrijwel altijd samen met specialistische partners. Ondanks onze sterke samenwerkingen en het goede overleg dat we met hen hebben, hanteren zij ook een eigen planning. Dit perfect op elkaar afstemmen vraagt om extra ruimte. Daarnaast duurt de opbouw van grotere projecten simpelweg langer. Een bar is zelden plug-and-play, een stretchtent vraagt soms om creativiteit bij plaatsing en technische zaken zoals waterdruk kunnen uitdagingen opleveren. Dankzij onze ervaring weten we hoe we dit efficiënt moeten oplossen.

Een ander belangrijk aspect bij grote evenementen is het aantal werkuren. Wij werken altijd met dedicated teams, wat betekent dat één team op één dag uitsluitend aan jullie project werkt. Dit zorgt ervoor dat we secuur omgaan met arbeidstijden. Onze mensen zijn de kern van een geslaagd evenement, dus we zorgen goed voor hen. Het is belangrijk dat zij op tijd zijn, goed gebrieft worden en in alle rust kunnen starten. Dit zijn de details die uiteindelijk bijdragen aan een perfecte dag.

Zie op- en afbouw dus als een samenhang van factoren. Kwaliteit kost tijd, risico’s worden beperkt en een volledig opgebouwd terrein een dag van tevoren zorgt voor rust bij alle betrokkenen. Betekent dit dat een dag van tevoren altijd nodig is? Niet per se. Bij sommige producties is de opbouw relatief kort en valt het volume mee. In die gevallen kan op de dag zelf opgebouwd worden.

Afbouw gaat over het algemeen sneller dan opbouw. Vaak gebeurt dit direct na het evenement, zodat jullie meteen weer een leeg terrein hebben en het normale proces door kan gaan. Bij evenementen die tot laat doorgaan, kan afbouw worden verschoven naar de volgende dag. Onze planning probeert dit altijd zo efficiënt mogelijk in te richten.

Om een beter beeld te geven van de benodigde tijd per evenementtype, schetsen we hieronder enkele richtlijnen. Let op: deze tijden zijn indicatief en kunnen variëren afhankelijk van terrein, locatie en andere factoren.

Walking dinner, 150 personen – Opbouw: 2 uur van tevoren, Afbouw: binnen 1 uur
Foodcourt, 4 gerechten, 450 personen – Opbouw: 2-4 uur van tevoren, Afbouw: binnen 1 uur
Foodcourt, 4 gerechten, bar (2 uur), 150 personen – Opbouw: in de ochtend, Afbouw: direct na evenement
Foodcourt, 4 gerechten, bar (4 uur), tent, statafels, 200 personen – Opbouw: dag voor het evenement, Afbouw: direct na evenement
Foodcourt, 4 gerechten, prosecco ontvangst, bar (5 uur), tent, statafels, 500 personen – Opbouw: dag voor evenement, Afbouw: dag na evenement

Door een realistisch beeld te hebben van op- en afbouwtijden, wordt duidelijk waarom een goed doordachte planning essentieel is. Met een slimme planning en de juiste voorbereiding wordt op- en afbouw een soepel proces. Wil je hier meer over weten? We denken graag met je mee!